Aprende a cancelar una factura del Servicio de Administración Tributaria SAT de varias formas y bajo diferentes condiciones. Cada método explicado paso a paso para que te resulte muy sencillo hacerlo, además de resolverte las dudas más frecuentes de este proceso y mucho más, quédate hasta el final para enterarte de cada detalle.
Requisitos para cancelar una factura del SAT
Indice de Conenidos
Lo primero que debes entender es que para cancelar una factura del Servicio de Administración Tributaria es necesario que cumplas con ciertos requisitos que te diremos a continuación:
- Como emisor interesado en cancelar tu CFDI tendrás que tener acceso a internet para poder ingresar al portal de SAT
- Debes tener a la mano tus datos usuales de ingreso al portal, como lo son: 13 dígitos del RFC, firma o contraseña. También puedes hacerlo desde el sistema de contabilidad electrónica QuickBooks aunque el día de hoy no nos centraremos en ese método.
- Folio de la factura que quieres cancelar (si no lo tienes puedes encontrarlo directamente en el sistema ingresando la fecha en la que se realizó la operación a través del buscador)
Pasos para cancelar una factura en el sat
Una vez cumplas con todos los requisitos mencionados anteriormente sigue estas indicaciones para cancelar tu factura:
- 1. Visita el portal electrónico de SAT a través de tu ordenador, tablet o teléfono inteligente (también puedes usar un servicio de proveedor de certificación si así lo deseas)
- 2. Al entrar debes ubicar el menú de facturas electrónicas
- 3. Verás una opción llamada “Cancela y recupera tu factura”, presiona sobre ella
- 4. Te pedirá que ingreses los datos de tu RFC y contraseña, hazlo (también puedes ingresar con tu firma electrónica)
- 5. Resuelve el captcha
- 6. El emisor es el encargado de enviar la petición de cancelación de tu factura
- 7. Podría ser necesaria una aceptación de cancelación de la factura y de esta se encargará el receptor de la misma, por eso existe la posibilidad de que este reciba en su buzón tributario un mensaje de interés, informándole que existe una solicitud de cancelación
- 8. El receptor tiene 3 días hábiles después de recibir la solicitud de cancelación para decidir si aceptarla o rechazarla a través de la plataforma electrónica de SAT, o en su defecto, mediante un proveedor de certificación. En el caso de que este no ofrezca una respuesta, la plataforma considerará esta acción como una ficta positiva y la factura será cancelada inmediatamente.
Actualización del servicio de cancelación de facturas
En el año 2018 ocurrieron varios cambios en las modalidades y servicios que ofrecía el SAT con respecto a sus facturas y otros procesos importantes. Uno de ellos fue la implantación de una nueva modalidad en el servicio de cancelación de facturas ya que antes de esta actualización los contribuyentes podían cancelar cualquier factura emitida, de manera automática.
Todo esto cambió con la versión 3.3 de la facturación del SAT. El objetivo de esto es evitar malas prácticas por parte de los contribuyentes, y en ocasiones los emisores requieren del permiso del receptor de la factura para poder cancelarla. Esta actualización en el sistema también evita que facturas que ya fueron pagadas sean canceladas injustificadamente, dándole al receptor el derecho de rechazar o aceptar la cancelación.
Por este motivo, debes entender que la cancelación de una factura en la mayoría de los casos no depende solo de ti, pero existen algunas excepciones.
Tomando esto en cuenta, el proceso de cancelación de una factura puede variar dependiendo de si SAT le exige al receptor realizar esta cancelación o no. A continuación te damos más detalles de este proceso.
Modalidades para las solicitudes de cancelación
Existe la posibilidad de que un emisor pueda cancelar una factura sin necesitar el permiso de un receptor, como lo indica la Resolución Miscelánea Fiscal vigente en la regla 2.7.1.39. esta regla autoriza a un emisor a realizar la cancelación de una factura SAT bajo las siguientes condiciones:
- Si se amparan ingresos por una cifra superior a los $5000
- Cuando el concepto es de traslado
- Cuando el concepto es de egresos
- Cuando el concepto es nómina
- Si el concepto es de ingresos expedidos por contribuyentes que gocen temporalmente de bienes inmuebles, enajenen bienes, gocen de un terreno, derecho o bien, incluyendo derechos comunales, ejidales y reales
- También puede autorizarse cuando se trata de un concepto de ingresos pero solamente si estos son expedidos únicamente a los contribuyentes del RIF (Regímen de Incorporación Fiscal)
- Que amparen información de pagos o retenciones
- Expedidos en operaciones con público general según lo establecido en la regla 2.7.1.24.
- Cuando la cancelación se haga 3 días después de ser expedida
- Cuando la factura es emitida por un miembro del sistema financiero
Las normas del SAT para esta situación indican que cuando un CFDI sea cancelado mediante los supuestos establecidos en esta regla se deberá emitir un CFDI nuevo que guarde relación con el anterior según la guía de llenado de los CFDI. En cualquiera de estos casos la factura será cancelada inmediatamente.
Cancelación de factura con aceptación de receptor
Por otro lado, si el valor de la operación supera los $5,000 pesos el SAT requiere de la autorización del receptor para proceder con la cancelación de la factura, de igual forma necesitará esta aceptación por parte del receptor si el emisor realiza la solicitud de cancelación de la factura 72 horas después de su emisión.
Si esto sucede el emisor de la factura deberá ingresar al portal de SAT y enviar una solicitud de cancelación (o desde un PAC). El receptor recibirá en su buzón tributario un aviso de que existe una solicitud de cancelación y este tendrá 3 días hábiles para rechazar la solicitud si así lo desea. Si pasados los 3 días aún no la rechaza el SAT optará por cancelar la factura.
Cancelación de facturas que tengan facturas relacionadas
Después de cancelar facturas relacionadas podrás cancelar una factura que posee comprobantes fiscales vigentes y relacionados.
Recuerda que todas estas modalidades de cancelación las puedes usar a través del portal del SAT o en su defecto mediante el servicio de un proveedor de certificación.
Cancelar una factura del SAT como emisor
Para cancelar una factura del SAT como emisor debes seguir estas instrucciones:
- 1. Visita el portal del SAT y presiona el botón de factura electrónica
- 2. Haz clic en la opción “cancela y recupera tus facturas”
- 3. Introduce tus datos de acceso (RFC, clave o firma y captcha)
- 4. Selecciona la opción de consultar facturas emitidas que verás en la parte superior
- 5. Consulta la factura a cancelar a través de la vía que prefieras. La primera es usando el folio fiscal y la segunda a través del rango de fechas que corresponden, de esa forma el sistema te enseñará todas las facturas emitidas hasta esa fecha
- 6. Cliquea en buscar CDFI para que el sistema arroje diversas facturas con los datos: RFC emisor, folio fiscal, nombre o razón social del emisor, si es cancelable sin aceptación y por último, el estado del comprobante
- 7. Cuando hayas encontrado la factura selecciona en su casilla de “Acciones” y posteriormente en cancelar seleccionados
- 8. Introduce tus datos de acceso nuevamente
- 9. Verás el mensaje “cancelando comprobante” en caso de que la operación tenga éxito y podrás guardar en tu PC el PDF del trámite
Cancelar una factura del SAT como receptor
Si recibes un mensaje avisándote que existe una solicitud de cancelación debes seguir los pasos 1 y 2 mencionados anteriormente y hacer clic en “Consultar solicitudes de cancelación” para localizarla rápidamente.
Verás un recuadro con las solicitudes de cancelación parecido al de la opción 4. Después de localizar la factura ve a la columna “Acciones” de la misma y te aparecerán las opciones “aceptar seleccionados” y “rechazar seleccionados”, tendrás que tomar acción siguiendo los pasos 7 y 8.
¿En qué casos se debe sustituir una factura cancelada?
Según la Resolución Miscelánea Fiscal en la Regla 2.7.1.38. si una factura es cancelada pero subsiste la operación, un nuevo Comprobante Fiscal Digital que se relacione con el cancelado deberá ser emitido.
En otras palabras si la operación fue realizada pero hubo un error en el llenado se deberá emitir una nueva factura con los datos correctos que pueda sustituir a la anterior. Aunque esta sustitución no será necesaria si hay una devolución o la factura se cancela porque no se realizó la operación.
¿Cómo verificar facturas canceladas en el SAT desde QuickBooks?
QuickBooks es una magnífica herramienta que te permitirá cancelar cualquier factura sin tener que hacer un montón de cosas dentro del portal de SAT.
Para cancelar una factura desde esta herramienta solo necesitas asegurarte de que la factura originalmente haya sido timbrada en QuickBook. Cuando estés seguro de esto solo tienes que entrar al menú de operaciones y darle al botón de “Ventas”.
Después entra en “todas las ventas” y verás todas las facturas que han sido emitidas. Cuando hayas encontrado la que quieres cancelar solo tienes que seleccionarla y dirigirte a la columna de acciones. Cliquea la punta de la flecha y finalmente en “Cancelar factura”, para finalizar el proceso solo tienes que confirmar la cancelación y estará hecho.
No olvides que esta cancelación es irreversible, además si el monto de la factura supera los $5,000 pesos te tocará esperar el permiso del receptor.